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如何有效准确的进行学习需求分析
发布时间:2021-11-5      浏览量:177次

学习需求分析绝对是学习发展领域中永恒的话题!


大家都知道准确有效的学习需求分析是学习项目设计实施的前提条件!关于这方面的专业著作及专家分享也很多!但是在实际项目实施过程中往往面临各种各样的问题,优秀的学习项目并不多见!
作为一个成功的优秀学习项目,项目的成功取决于多个方面!这里我们着重从学习需求分析角度来进行分析!避免项目从一开始就奔跑在错误的方向,造成越努力越窘迫的尴尬局面!
成功的学习需求分析可以确定有助于解决组织中最重要业务问题的学习需求,在做出学习投入的决策和选择学习项目时有所帮助,并确定出能够为学习提供支持的因素或激励措施。
学习项目要想取得理想的效果,必须得到组织管理层的理解和支持。如果在需求分析阶段也让管理层参与其中,将有利于学习活动的开展。
如果学习的结果是积极有效的,而且管理层也注意到了效果,将有利于培训部门的人员越来越多地参与到组织的决策过程中来。
相反,不充分的需求分析会导致时间的浪费,培训部门可信度的降低,员工的工作绩效得不到改进。
在需求分析阶段经常遇到的挑战就是如何分析得透彻和有效,并将管理层的时间期望和预算限制等实际问题考虑在内。学习需求分析主要有三个阶段:收集数据、分析数据和编写学习需求分析报告。

(一)收集数据

收集数据是学习需求分析重要的一步,在收集数据时,要清楚以下几个问题:

1. 确定要收集什么类型的数据。
2. 确定数据来源。需要收集的数据信息可能包括组织信息、目标学习者信息、工作任务信息和学习场景信息等
一个真正有效的学习项目需要解决企业所面临的收入、成本或遵守规定(政府、行业或公司的规定)的问题,这就需要收集组织中与业务需求相关的信息,可以从以下方面进行收集:
  • 目标。从组织战略计划中找到短期和长期目标,比如盈利额、成本控制、是否需要提高产品质量、是否需要提升企业形象等。

  • 变动。找出组织中的变动领域,并确定这些变动对组织的影响,比如组织是否要进行并购,是否有新的产品要推出,是否要将现有产品打入新的市场等。而培训或其他学习方式通常可以减轻这些变动对组织的消极影响。

  • 外部因素。比如政府出台的新政策法规、激烈的市场竞争、资源可用性的下降等。

在收集组织信息时,要确保对组织中出现的问题进行持续地监控。除了组织信息外,还要收集目标学习者的一些基本信息,可以利用以下资源:
  • 委托人(内部或外部)

  • 高层管理者

  • 目标学习者

  • 目标学习者的经理或部门负责人

  • 下属员工

  • 内部或外部客户

  • 产品或服务的终端用户

  • 其他(如其他同事、技术支持人员等)

收集组织中现有的信息要比收集新的信息简单,而且花费的成本较低。组织中现有的数据来源包括:
  • 关于生产力的统计数据和报告

  • 先前的调研或访谈信息

  • 财务报告

  • 采购订单和库存记录

  • 组织数据库

  • 员工活动和小时数的日志或记录

  • 绩效审核信息

  • 客户满意度报告

  • 客户的投诉或抱怨

  • 出版物或印刷品

  • 企业网站上的信息

  • 先前的学习项目材料

现有的数据信息通常可以提供准确的信息来阐述某些假设,描述某一问题的程度,或者为进一步的数据收集奠定基础。
3. 确定要实施的分析类型。
4. 确定用于收集数据的工具类型。通常情况下会同时使用几种不同的数据收集方法,来增加数据的准确性和可靠性。


(二)分析数据

透彻的学习需求分析会带来大量的数据和信息,但不是所有的数据和信息都有用。在对它们进行筛选之前,必须首先清楚它们的意思是什么。在对整体情况有了清晰的了解之后,对这些数据和信息进行进一步的核查,以阐明并验证先前的假设。
在数据的分析阶段,还要考虑以下问题:
1. 需要做出什么样的改变?
最初提出的学习设计的请求往往含糊不清(如“我想在解决客户投诉的方式这个问题上有所改进”),这种请求没错,但是具体的目标是什么?如果连目标都不清晰,那么如何达成目标也就无从谈起了。
在分析阶段,最重要的任务是明确组织需要做出什么样的改变,并且对期望达成的结果有详细的描述,如“我们想要将80%的客户投诉在24小时之内处理完”。从评估的角度来说,需要通过培训的手段达成的期望的业务结果必须是可衡量的、可操作的。一旦确定期望的业务结果之后,就要牢记,因为它可以帮助你不偏离正确的方向。
2. 改变当前状态的紧急性或重要性有多大?
有时,组织在没有考虑“如果我们什么都不做,让事情按照原来的趋势发展,结果会怎样?”这个重要的问题的情况下就将大量的时间和资金投入到了培训项目中。变化可能会很好,但是十分紧急吗?值得投入吗?
答案可能很简单:如果我们什么都不做,结果可能是产品的出错率升高、事故频发或者客户的流失;或者员工的积极性降低,导致生产率降低和人员流动的增加;或者员工缺乏胜任自己的工作的能力。另外一方面,由于颁布了新的规章制度,新产品即将上市或者安装了一个新的系统,从而使培训变得非常紧急。
在确定学习需求的重要性和紧急性时,可以借助于史蒂芬.柯维(Steven Covey)的矩阵图(如表1所示)加以判断。

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表1. 史蒂芬.柯维的矩阵图

例如,对于申请贷款的人来说,了解政府即将实施的政策法规既紧急又重要,一旦新的政策法规颁布实施后,他们就可以按照法规进行操作。对于销售助理而言,学习使用PowerPoint能够帮助他们完成新的任务,但是如果没有业务的需要,那么这项技能就既不紧急也不重要。如果优秀员工由于对主管的不满而离职,这种局势既紧急又重要,这是因为如果公司留不住人才,将无法实现战略目标。

3.是什么造成了当前的绩效和预期结果之间的差距?培训是最佳的解决方案吗?
学习设计者需要意识到,对培训的请求(如员工的工作失误;生产率下降;冒犯了客户;团队成员未如期完成任务;公司的核心人才投奔了竞争对手等)不一定总是需要通过培训来解决。
在许多情况下,我们看到可能只是根源的表象。培训看似是解决组织中出现的问题的最具有逻辑性和最直接的方案,但是在这个问题被确定为真正的问题,而且是由知识或技能的缺失引起的之前,不能认为培训就是最佳的解决方案。
例如,员工对安全措施置若罔闻,这可能并不是因为他们没有意识到安全的重要性,而是因为他们没有相应的安全设备或者主管没有留给他们充分的时间去这样做;销售人员没有完成客户联络报告,可能是因为他们缺乏最新的软件;在咨询台值夜班的员工对打进电话的客户态度很不好,可能是因为值夜班的人手不够,忙不过来;公司的核心人才投靠了竞争对手,可能是因为他们在公司经常需要加很长时间的班。在确定培训能够带来多少改变之前,找到根本原因是重中之重。
在以下情形中,培训可能不是最佳的解决方案:
  • 操作性、流程性或者系统方面的问题。

  • 员工不是非常适合他们的工作。

  • 员工没有足够的时间、信息、设备或者其他资源。

  • 员工缺乏激励来改进绩效。

  • 管理层没有清晰地向员工传达对他们的期望值或者不知道如何为员工提供教练辅导(这说明管理层需要培训)。


(三)编写学习需求分析报告

制定分析报告的目的在于描述学习需求分析的过程和结果,为了节省时间,也可以选择清单的形式列出成果和决策信息。

当然,选择何种形式必须根据管理层和组织的偏好来进行。一份成功的分析报告应该涵盖以下主要内容:
  • 没有达到标准的工作任务

  • 预期的绩效水平和当前的绩效状况

  • 造成绩效问题的原因总结

  • 原因是如何确定的

  • 可能的学习解决方案

  • 用来确定投资回报率(ROI)的详细的成本-效益分析。


在编写学习需求分析报告时,还应该考虑以下内容:

  • 对组织而言,这个需求的重要程度如何

  • 受这个需求影响的员工有多少

  • 与需求相关的安全保障问题

  • 与需求相关的法律、认证和其他法规政策

  • 需求是如何影响实际操作的(尤其是客户服务)

  • 此需求与其他需求的关联(这个需求是否是实现其他诸多需求的基础)


表2是较为正式的学习需求分析报告模板,共包括概述、数据收集、数据来源、学习需求分析结论和建议的解决方案五个部分。

表2. 学习需求分析报告模板


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